5 conseils utiles pour vous aider à gérer la perturbation des lieux de travail pendant la pandémie du coronavirus
La préparation des lieux de travail en ces temps de pandémie exige des employeurs à offrir les outils et le soutien dont les employés ont besoin pour demeurer productifs grâce au télétravail.
Du jour au lendemain, la pandémie du coronavirus a mis à l’épreuve les politiques d’entreprise en matière de travail à distance. Même les entreprises ayant une culture de travail plus traditionnelle, dont les universités et les fournisseurs de services publics, ont demandé à leur personnel de travailler à distance afin de préserver leur santé et de ralentir la propagation du virus. De leur côté, les entreprises qui avaient déjà un programme de travail à distance bien implanté avant la crise se rendent compte qu'elles doivent rapidement, et sans préavis, étendre leur programme sur une période qui pourrait s’échelonner sur le long terme.
Pour plusieurs entreprises, peu importe leur secteur d’activité et leur emplacement géographique, cette perturbation des lieux de travail est inévitable. Les entreprises qui sauront gérer cette situation efficacement seront bien placées non seulement pour maintenir leurs activités commerciales durant la présente pandémie, mais elles seront également mieux préparées pour faire face aux crises ultérieures. Plusieurs employés travaillant désormais de la maison, les spécialistes des enjeux liés aux lieux de travail et les chefs des services immobiliers corporatifs peuvent jouer un rôle clé dans la mise en place d'une culture et de comportements productifs et motivants sur les lieux de travail, quel que soit l'endroit où celui-ci est effectué.
Vous trouverez ci-dessous des conseils utiles pour vous assurer que vos employés disposent des outils et du soutien dont ils ont besoin pour être productifs, efficaces et connectés lorsqu'ils travaillent à distance.
1. Prioriser la santé et le bien-être avant tout
Alors que la COVID-19 affecte de plus en plus de gens partout dans le monde, la priorité de toute entreprise en cette période de crise devrait être de protéger la santé de ses employés, de ses clients, de ses fournisseurs et de toutes les autres parties prenantes. Plusieurs entreprises ont démontré leur volonté de ralentir la propagation du virus en fermant leurs installations, en tout ou en partie, et en mettant en place un programme de travail à distance.
Le fait que certains employés travaillent à distance dans la sécurité relative de leur domicile permet de protéger une grande partie des travailleurs, mais qu'en est-il des employés qui ne peuvent pas faire leur travail à distance ? Certaines entreprises, dont les activités critiques doivent être maintenues, isolent des espaces physiques où les employés concernés peuvent faire leur travail sans entrer en contact avec d'autres personnes. D’autres entreprises du secteur énergétique étudient même l'idée de faire dormir les opérateurs des centrales électriques sur place pour minimiser l'exposition aux pathogènes.
De telles mesures peuvent sembler extrêmes et seront certainement abandonnées lorsque la distanciation sociale ne sera plus nécessaire, mais la pandémie actuelle a clairement démontré combien il est important de s’attarder aux enjeux sanitaires de l’immobilier, tels que la ventilation, la filtration de l'air, l’entretien ménager et le niveau de préparation des équipes de gestion des installations. Chose certaine, la volonté de travailler dans des bâtiments sains ne se dissipera pas de sitôt.
2. Établir une infrastructure optimale pour les lieux de travail virtuels
En gros, les lieux de travail virtuels comprennent les mêmes éléments que l’on retrouve dans les lieux de travail réels : des endroits où collaborer, partager des idées et accomplir son travail. Pourtant, équiper tous les employés en leur procurant la technologie de base dont ils ont besoin pour être efficace dans un environnement virtuel n’est pas une mince affaire et la liste est longue : ordinateurs portables, réseaux privés virtuels, systèmes de partage de fichiers, accès aux logiciels requis, téléphones portables et WiFi à haut débit.
En plus d’une infrastructure de base, les entreprises devront fournir un accès aux bons outils de collaboration et de communication afin que tous puissent travailler ensemble virtuellement. Lorsque nous concevons des lieux de travail, nous concevons souvent des espaces propices aux regroupements, de sorte que les gens qui doivent collaborer entre eux se trouvent à proximité les uns des autres. Nous devons maintenant transposer ce concept en ligne. Que ce soit par le biais d’applications de clavardage ou de messagerie interne, ou encore de solutions de vidéoconférence, le fait que les employés aient accès à des outils de communication efficaces – et à la formation y afférente – peut faire la différence entre une entreprise connectée et un ensemble de personnes travaillant en vase clos.
Il peut être utile de nommer un responsable ou de former une équipe de travail numérique pour aider les gens à s'installer convenablement afin d’être en mesure de travailler à distance. Une équipe de soutien pourrait être composée d’un concepteur qui serait en mesure de fournir des conseils et les outils nécessaires pour aménager un poste de travail ergonomique à domicile, ainsi qu'un centre d'assistance virtuel pour aider les employés à surmonté les défis posés par l'installation de leurs systèmes à domicile.
3. Combattre les écueils de productivité/engagement par l’entremise d’initiatives liées à la culture organisationnelle
Compte tenu de la nouvelle conjoncture, dans laquelle les cafés et les bars sont fermés dans de nombreuses villes, le fait de travailler à domicile avec très peu d’interactions personnelles directes, même pour une période relativement brève, peut mener à un sentiment d’isolement pour certaines personnes, ce qui peut diminuer à la fois la productivité et l'engagement.
Les entreprises doivent se montrer proactives pour combattre ce sentiment d’isolement, en prenant des mesures pour que leurs employés se sentent toujours connectés, même s'ils ne se côtoient pas physiquement. Les cafés-causeries, les 5 à 7 ou les clubs de lecture virtuels, ainsi que les jeux vidéo et les activités de socialisation basées sur des avatars peuvent contribuer grandement à atteindre cet objectif. Ils ne remplacent peut-être pas parfaitement l’expérience offerte par une salle de repos, un bar à café ou une rencontre d’équipe soigneusement organisée, comme on peut en voir dans un bureau bien conçu. Cependant, les pratiques virtuelles peuvent néanmoins contribuer à maintenir un sentiment d'appartenance jusqu'à ce que la vie revienne à la normale.
Lorsque vous examinez les différentes façons de renforcer votre culture organisationnelle, il est important de reconnaître la variété des défis auxquels les employés seront confrontés au cours de cette période d'éloignement social. Un employé célibataire et extraverti travaillant seul dans un petit appartement pourrait ressentir un profond sentiment de solitude, tandis qu'un parent qui doit travailler à la maison peut être soumis à une pression intense parce qu’il doit s’occuper de jeunes enfants ou gérer l'enseignement à domicile, au cours de sa journée de travail. Même si le désir ou la capacité à participer à des événements culturels virtuels peut varier d’un employé à l’autre, ils pourront tous tirer parti d'appels téléphoniques ou vidéos réguliers avec les autres membres de leur équipe leur permettant d’aborder des sujets d’ordre professionnel ou de parler des outils de collaboration numériques disponibles pour faciliter le travail d’équipe.
4. Explorer des lieux de travail alternatifs, ailleurs qu’à la maison ou au bureau
Dans certains cas, vos employés ne pourront pas se rendre au bureau comme d'habitude, mais ne pourront pas, non plus, travailler à partir de leur domicile—soit parce que leurs fonctions, de par leur nature, requièrent un niveau de confidentialité trop élevé pour que celles-ci soient exercées dans un lieu non sécurisé, soit parce qu'ils doivent accéder à des équipements ou des programmes qui sont inaccessibles à distance, ou encore parce que leur environnement à domicile n'est pas propice au travail.
Par conséquent, certaines entreprises commencent à explorer des lieux de travail alternatifs, tels que des espaces de travail partagés, avec mesures de stérilisation. Si vous envisagez une telle option pour votre entreprise, il est important de bien comprendre leurs procédés d'assainissement et leur fréquence, et de connaitre l’identité des personnes qui ont accès aux installations. À plus long terme, un grand nombre d'entreprises pourraient constater qu’il est fort utile d'identifier à l’avance un réseau de lieux de travail alternatifs où les employés peuvent être productifs dans des situations d'urgence.
5. Se rappeler que la communication est un dialogue
Une communication claire est essentielle pour assurer la transparence en cette période de turbulence. Établissez des protocoles et des lignes directrices pour communiquer à vos employés et à vos partenaires d’affaires des renseignements concernant vos plans d'intervention en cas d'épidémie. Un site intranet constitue un bon moyen pour permettre à vos employés d'accéder à toute l’information dont ils pourraient avoir besoin quant aux politiques concernant les lieux de travail, en raison de la COVID-19.
Il est tout aussi important d'éviter les erreurs de communication en assurant une diffusion appropriée de l'information et en évitant de propager de « fausses nouvelles » ou des « infodémies ». (Une « infodémie » est une surabondance d'informations, dont certaines sont exactes et d'autres le sont moins, qui fait en sorte qu'il devient difficile pour les gens de trouver des renseignements et des conseils fiables lorsqu'ils en ont besoin).
Il est important de reconnaître que vos employés auront de nombreuses préoccupations quant à l'impact de la pandémie de la COVID-19 sur leur travail, et à son incidence à plus long terme sur l'économie et sur leur emploi. Communiquez rapidement et souvent au sujet des répercussions de la pandémie sur votre entreprise et des attentes des employés au cours de cette période, et mettez en place des voies de rétroaction afin de connaître les préoccupations de vos employés et les questions qu’ils peuvent se poser concernant la situation actuelle.
Comment la COVID-19 changera-t-elle le monde du travail, à l’avenir?
Il est impossible de prévoir avec précision les conséquences à long terme du passage soudain et massif au travail à distance que nous vivons actuellement. Par contre, l’on peut entrevoir quelques implications probables. L'une d'entre elles est que les employés et les dirigeants d'entreprise reconnaitront la valeur qui peut être générée lorsque chaque individu a la liberté de travailler où il veut, selon ce qui lui parait le plus approprié à un moment donné—ce qui peut être depuis son domicile, au moins à l’occasion. Mais il est tout aussi probable que nous émergions de cette période en ayant envie de plus d'interactions en personne, qui nous auront cruellement manqué, et avec une meilleure compréhension de la façon dont l'espace physique influence la façon dont nous nous sentons et dont nous travaillons chaque jour. Les stratèges et les concepteurs de lieux de travail auront un rôle de plus en plus important à jouer pour créer des espaces où nous nous réunissons pour échanger, être inspirés et travailler de manière productive.
Avis d'exonération de responsabilité : JLL et les membres de son personnel ne sont ni autorisés ni qualifiés pour vous guider ou vous conseiller lors de la préparation de vos propres plans de poursuite des activités ou de l’adéquation de celles-ci du point de vue de la santé et des politiques publiques. Bien que nous nous efforcions de fournir une liste à jour des ressources actuellement disponibles, tous les détails concernant la COVID-19, ainsi que les implications de celle-ci en matière de santé et de politiques publiques, doivent être traités en communiquant avec un spécialiste indépendant.
